Goed communiceren als manager betekent meer dan duidelijk vertellen wat er moet gebeuren. Medewerkers verschillen in ervaring, zelfstandigheid, motivatie, behoefte aan ondersteuning en manier van communiceren. Echter speelt de situatie speelt ook een belangrijke rol. Een medewerker die veel ervaring heeft met een bepaalde taak kan bij een nieuwe verantwoordelijkheid ineens meer begeleiding nodig hebben. Een team dat normaal zelfstandig functioneert, kan tijdens een grote verandering juist behoefte hebben aan meer richting en duidelijkheid.
Situationeel communiceren helpt managers om hier bewust mee om te gaan. Je kiest niet automatisch voor één vaste manier van communiceren, maar je stemt je aanpak af op de medewerker/ collega, de taak en de situatie. Dat maakt communicatie duidelijker en het helpt om medewerkers/ collega’s gericht te begeleiden in hun ontwikkeling.
Wat is situationeel communiceren?
Situationeel communiceren betekent dat je bewust kijkt naar wat iemand op een bepaald moment nodig heeft. Soms kan een duidelijke instructie passend zijn, maar in een andere situatie werkt het beter om vragen te stellen, ruimte te geven of iemand zelf tot een oplossing te laten komen.
Daarbij gaat het niet om het voortdurend aanpassen aan de wensen van medewerkers of collega’s. Als manager blijf je verantwoordelijk voor de doelen, resultaten en afspraken. Situationeel communiceren helpt je vooral om goed na te denken over de manier waarop je medewerkers/ collega’s begeleidt om die doelen te bereiken.
Een nieuwe medewerker die een belangrijk proces nog niet kent, heeft bijvoorbeeld baat bij concrete uitleg en duidelijke verwachtingen. Een ervaren medewerker die hetzelfde proces al jaren zelfstandig uitvoert, heeft waarschijnlijk meer aan vertrouwen en ruimte. Wanneer je beide medewerkers op precies dezelfde manier aanstuurt, sluit je communicatie bij minimaal één van hen minder goed aan.
Waarom werkt één communicatiestijl niet altijd goed?
Iedere manager ontwikkelt in de loop van de tijd bepaalde communicatiegewoonten. De één geeft graag duidelijke instructies, de ander betrekt medewerkers veel bij beslissingen en weer een ander geeft het liefst zoveel mogelijk vrijheid.
Zo’n persoonlijke stijl geeft houvast. De uitdaging ontstaat wanneer de voorkeursstijl van de manager niet aansluit bij wat een medewerker of situatie vraagt.
Een manager die veel vrijheid geeft, kan ervan uitgaan dat dit zijn medewerkers motiveert. Voor een ervaren en zelfstandige medewerker kan dat inderdaad prettig zijn. Een medewerker die net is begonnen, kan dezelfde vrijheid ervaren als een gebrek aan begeleiding. Andersom kan een manager die sterk stuurt veel duidelijkheid bieden aan iemand die een taak nog moet leren, terwijl een ervaren medewerker diezelfde aanpak als onnodige controle kan ervaren.
Effectieve communicatie vraagt daarmee om flexibiliteit. Niet iedere medewerker heeft dezelfde aansturing nodig en dezelfde medewerker heeft ook niet in iedere situatie dezelfde behoefte.
Kijken naar de medewerker én de taak
Een belangrijk uitgangspunt van situationeel communiceren is dat je niet alleen naar de persoon kijkt, maar ook de specifieke taak is relevant.
Een medewerker kan zeer zelfstandig functioneren in het dagelijkse werk en tegelijkertijd weinig ervaring hebben met het leiden van een project. Een inhoudelijk deskundige professional kan behoefte hebben aan ondersteuning wanneer diegene voor het eerst een lastig gesprek met een opdrachtgever moet voeren.
Dat maakt vragen als deze relevant voor managers:
- Hoeveel kennis en ervaring heeft deze medewerker met deze specifieke taak?
- Kan de medewerker de verantwoordelijkheid zelfstandig dragen?
- Hoe gemotiveerd en zeker is de medewerker?
- Welk resultaat wordt verwacht?
- Heeft de medewerker behoefte aan instructie, overleg, ondersteuning of ruimte?
Door deze vragen bewust mee te nemen, ontstaat een beter beeld van de communicatiestijl die op dat moment passend is.
Duidelijk richting geven
Sommige situaties vragen om een duidelijke en sturende aanpak. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker weinig ervaring heeft met een taak, wanneer procedures nauwkeurig moeten worden gevolgd of wanneer er weinig ruimte bestaat voor fouten.
Als manager geef je dan concreet aan wat er moet gebeuren, welk resultaat er wordt verwacht, welke afspraken er gelden en wanneer iets gereed moet zijn.
Sturend communiceren hoeft niet autoritair te zijn. Het gaat om helderheid. Een medewerker die nog niet weet hoe een bepaalde taak moet worden uitgevoerd, heeft weinig aan een algemene boodschap als: “Kijk maar even hoe je dit wilt aanpakken.” Een duidelijke uitleg kan dan juist zekerheid bieden.
Naarmate de medewerker meer kennis en ervaring opbouwt, kan de manager de hoeveelheid sturing verminderen.
Begeleiden en samen onderzoeken
Er zijn ook situaties waarin een medewerker al enige ervaring heeft, maar nog ondersteuning nodig heeft. Dan kan een meer begeleidende communicatiestijl effectief zijn.
De manager geeft richting en besteedt tegelijkertijd aandacht aan vragen, twijfels en ideeën van de medewerker. Het gesprek krijgt een interactiever karakter.
In plaats van direct de oplossing te geven, kun je bijvoorbeeld vragen: ‘Welke mogelijkheden zie je zelf?’ of ‘Wat heb je nodig om de volgende stap te kunnen zetten?’
Deze manier van communiceren helpt medewerkers om zelf na te denken en verantwoordelijkheid te ontwikkelen. De manager blijft beschikbaar voor ondersteuning en bewaakt de voortgang.
Ruimte geven aan zelfstandige medewerkers
Wanneer medewerkers voldoende kennis, ervaring en vertrouwen hebben, kan meer ruimte worden gegeven. De manager hoeft dan niet iedere stap voor te schrijven en kan zich sterker richten op het gewenste resultaat.
Dat betekent bijvoorbeeld dat je afspraken maakt over doelstellingen, verantwoordelijkheden en deadlines en de medewerker vervolgens ruimte geeft om zelf te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd.
Voor managers kan dat soms lastig zijn. Zeker wanneer zij zelf veel vakinhoudelijke ervaring hebben, ligt het voor de hand om te vertellen hoe zij een taak zouden aanpakken. Daarmee bestaat het risico dat medewerkers minder ruimte ervaren om zelf beslissingen te nemen.
Situationeel communiceren vraagt op zulke momenten ook om bewust loslaten.
Situationeel communiceren bij weerstand
De waarde van situationeel communiceren wordt extra zichtbaar wanneer gesprekken moeilijker worden. Denk aan weerstand tegen veranderingen, tegenvallende prestaties, conflicten binnen een team of medewerkers die afspraken niet nakomen.
Een standaardreactie werkt dan niet altijd. Achter weerstand kunnen verschillende oorzaken liggen. Een medewerker kan het niet eens zijn met een besluit, onvoldoende informatie hebben, onzeker zijn over de gevolgen of twijfelen of de verandering uitvoerbaar is.
Voordat je reageert, helpt het om te onderzoeken wat er daadwerkelijk speelt.
Dat betekent niet dat iedere beslissing opnieuw ter discussie hoeft te worden gesteld. Een manager kan duidelijk zijn over een besluit en tegelijkertijd ruimte geven aan vragen en zorgen. Door goed te luisteren en vervolgens duidelijk te communiceren over verwachtingen, ontstaat meer helderheid.
Feedback vraagt ook om maatwerk
Feedback is een belangrijk onderdeel van leidinggeven. Ook daarbij speelt de situatie een rol.
Sommige medewerkers hebben behoefte aan concrete voorbeelden en duidelijke verbeterafspraken. Andere medewerkers zijn goed in staat om zelf op hun functioneren te reflecteren en hebben meer aan vragen die hen helpen hun eigen conclusies te trekken.
Een manager kan bijvoorbeeld direct aangeven welk gedrag moet veranderen. In een andere situatie kan de vraag ‘Hoe vond je zelf dat dit gesprek verliep?’ veel effectiever zijn.
Goede feedback is concreet, gericht op gedrag en bruikbaar voor de medewerker. De manier waarop de feedback wordt besproken, bepaalt mede wat iemand ermee kan doen.
De relatie tussen situationeel communiceren en motivatie
Communicatie heeft veel invloed op de manier waarop medewerkers hun werk ervaren. Wanneer iemand voortdurend instructies krijgt over werkzaamheden die hij uitstekend beheerst, kan dat ten koste gaan van het gevoel van autonomie. Wanneer iemand te weinig begeleiding krijgt bij een nieuwe of complexe taak, kan juist onzekerheid ontstaan.
Door de communicatie beter af te stemmen, kunnen managers medewerkers ondersteunen bij het ontwikkelen van zelfstandigheid en eigenaarschap.
Dat betekent ook dat de communicatiestijl kan veranderen. Naarmate iemand groeit in een rol of taak, verandert de behoefte aan begeleiding. Goed situationeel leidinggeven beweegt mee met die ontwikkeling.
Communiceren tijdens veranderingen
Organisaties veranderen voortdurend. Nieuwe systemen, andere werkprocessen, reorganisaties en technologische ontwikkelingen vragen veel van medewerkers. De opkomst van AI is daar een actueel voorbeeld van.
Binnen één team kunnen medewerkers heel verschillend reageren op dergelijke veranderingen. De ene medewerker wil snel experimenteren, terwijl een ander eerst wil begrijpen wat de gevolgen zijn voor het werk. Sommige medewerkers hebben vooral behoefte aan praktische instructies. Anderen willen meepraten over de manier waarop een verandering wordt ingevoerd.
Voor managers is het belangrijk deze verschillen te herkennen. Dat betekent dat dezelfde boodschap soms op verschillende manieren moet worden toegelicht en besproken.
Situationeel communiceren helpt om verandering niet alleen vanuit processen en planning te benaderen, maar ook vanuit de mensen die ermee moeten werken.
Situationeel communiceren vraagt om zelfinzicht
Effectief situationeel communiceren begint bij inzicht in je eigen gedrag. Hoe reageer je wanneer de druk toeneemt? Ga je meer controleren? Neem je werkzaamheden over? Vermijd je lastige gesprekken? Geef je juist zoveel ruimte dat verwachtingen onvoldoende duidelijk worden?
Managers hebben vaak een communicatiestijl die van nature prettig voelt. Onder tijdsdruk wordt die voorkeursstijl meestal nog sterker zichtbaar.
Het ontwikkelen van situationele communicatievaardigheden begint dan ook met herkennen wat je automatisch doet. Vervolgens kun je bewust bepalen of die aanpak in de betreffende situatie effectief is.
Een eenvoudige vraag die kan daarbij helpen:
Wat heeft deze medewerker in deze situatie van mij nodig om verder te kunnen?
Die vraag verschuift de aandacht van de eigen voorkeursstijl naar het effect van de communicatie.
Veelvoorkomende valkuilen
Een bekende valkuil is dat managers denken dat goed leidinggeven betekent dat iedereen gelijk behandeld moet worden. Gelijke behandeling betekent echter niet automatisch dat iedere medewerker op precies dezelfde manier moet worden aangestuurd.
Een andere valkuil is te snel invullen wat iemand nodig heeft. Een manager kan denken dat een medewerker onzeker is, terwijl diegene vooral behoefte heeft aan meer beslissingsruimte. Door vragen te stellen en verwachtingen uit te spreken, voorkom je dat aannames de communicatie bepalen.
In de praktijk zie je ook dat managers regelmatig te snel oplossingen aandragen. Managers beschikken vaak over veel kennis en ervaring en zien daardoor snel wat er moet gebeuren. Door altijd direct het antwoord te geven, krijgt een medewerker minder gelegenheid om zelf oplossingen te ontwikkelen.
Situationeel communiceren kun je leren
Flexibel communiceren is geen kwestie van een paar handige gesprekstechnieken. Het vraagt om observeren, luisteren, analyseren en bewust kiezen hoe je reageert.
Dat is precies waar de Training Situationeel Communiceren voor managers zich op richt. Tijdens deze praktijkgerichte training leren managers hun communicatiestijl beter af te stemmen op verschillende medewerkers en situaties.
Deelnemers krijgen inzicht in hun eigen communicatie en leren herkennen wanneer meer richting, begeleiding, ondersteuning of zelfstandigheid passend is. Daarbij wordt gewerkt met herkenbare situaties uit de dagelijkse praktijk. Denk aan medewerkers motiveren, verantwoordelijkheden delegeren, feedback geven, omgaan met weerstand en gesprekken voeren waarin belangen of verwachtingen uiteenlopen.
De training richt zich niet alleen op het begrijpen van de verschillende communicatiestijlen. De nadruk ligt vooral op het daadwerkelijk toepassen ervan. Door te oefenen met praktijksituaties wordt zichtbaar welk effect een bepaalde manier van communiceren heeft en welke andere aanpak mogelijk is.
Van communicatietechniek naar dagelijks leiderschap
De kracht van situationeel communiceren zit uiteindelijk in het dagelijks toepassen ervan. Tijdens een kort werkoverleg, een voortgangsgesprek, een projectbespreking of een gesprek over functioneren maak je als manager voortdurend keuzes in de manier waarop je communiceert.
Moet je op dit moment richting geven? Is luisteren belangrijker? Kan de medewerker zelf met een oplossing komen? Moet een afspraak concreter worden gemaakt? Is het tijd om verantwoordelijkheid over te dragen?
Wie deze afweging bewust leert maken, beschikt over meer mogelijkheden om verschillende medewerkers effectief te begeleiden.
Situationeel communiceren betekent dan ook niet dat je als manager steeds een andere persoon moet zijn. Je blijft duidelijk over doelen, verantwoordelijkheden en grenzen. Je wordt vooral flexibeler in de manier waarop je medewerkers helpt om hun werk goed te doen en zich verder te ontwikkelen.
Investeren in communicatie is investeren in leiderschap
Veel uitdagingen waarmee managers te maken krijgen, hebben uiteindelijk een belangrijke communicatiecomponent. Onduidelijke verwachtingen, weerstand, onvoldoende eigenaarschap, misverstanden en frustraties binnen teams kunnen worden versterkt wanneer communicatie niet aansluit bij wat een situatie vraagt.
Situationeel communiceren biedt managers een praktisch kader om bewuster met die momenten om te gaan. Door te kijken naar de medewerker, de taak en de omstandigheden kun je gerichter bepalen welke manier van communiceren passend is.
De Training Situationeel Communiceren voor managers biedt de mogelijkheid om deze vaardigheden gericht te ontwikkelen en te oefenen. Zo wordt situationeel communiceren geen theoretisch model, maar een praktische vaardigheid die dagelijks kan worden ingezet bij het aansturen, motiveren en ontwikkelen van medewerkers.
